Konfiguracja, użytkownicy i kontrola procesu

Dla kogo jest ta instrukcja

Ta instrukcja jest dla osoby odpowiedzialnej za konfigurację systemu, użytkowników, role, integracje, słowniki, harmonogramy i kontrolę operacyjną. W standardowej konfiguracji rola nazywa się Administration.

Pierwsze uruchomienie

1. Otwórz stronę Pierwsze uruchomienie, jeżeli system nie ma jeszcze konta administratora.
2. Wpisz Adres e-mail, Hasło i Powtórz hasło. Hasło musi mieć co najmniej 8 znaków.
3. Kliknij Utwórz konto.
4. Po zalogowaniu przejdź do Administracja i uzupełnij podstawową konfigurację firmy.

Główne menu administratora

Pozycja Administracja prowadzi do paska sekcji. Widoczne sekcje zależą od uprawnień konta:

• Firma - dane firmy i ustawienia rachunku.
• Faktury - ustawienia faktur przychodzących, wychodzących i proform.
• Płatności - ustawienia płatności i typy płatności.
• Kontrahenci - ustawienia obsługi kontrahentów.
• Eksport Magik - konfiguracja eksportu O->M / Magik.
• Pekao Connect - ustawienia integracji bankowej, gdy funkcja jest włączona.
• Lista płac - ustawienia wysyłki list płac, tylko przy uprawnieniu płacowym.
• Użytkownicy - konta i przypisane role.
• Role i uprawnienia - zestawy uprawnień oraz reguły dostępu.
• Harmonogram - zadania automatyczne.
• Historia - historia działań schedulerów i KSeF.
• System - narzędzia systemowe, baza danych i aplikacja mobilna.

Konfiguracja firmy i rachunku

1. W menu kliknij Administracja.
2. Wybierz sekcję Firma.
3. Uzupełnij dane firmy i rachunku zgodnie z etykietami pól widocznymi na ekranie.
4. Zapisz zmiany przyciskiem zapisu w danej sekcji.

Zarządzanie ustawieniami faktur

1. Wejdź w Administracja -> Faktury.
2. Sprawdź ustawienia faktur przychodzących, wychodzących i proform.
3. Zmień tylko te wartości, których konsekwencje są jasne dla procesu fakturowania.
4. Po zapisie sprawdź komunikat potwierdzający.

Zarządzanie płatnościami

1. Wejdź w Administracja -> Płatności.
2. Skonfiguruj ustawienia płatności i typy płatności używane w dokumentach.
3. Przed zmianą typu płatności upewnij się, że nie zaburzy to pracy z fakturami i przelewami.

Użytkownicy i role

1. Otwórz Administracja -> Użytkownicy, aby przeglądać i zarządzać kontami.
2. Otwórz Administracja -> Role i uprawnienia, aby zmieniać zakres ról.
3. Nadaj użytkownikowi tylko te role, które odpowiadają jego realnej odpowiedzialności.
4. Po zmianie poproś użytkownika o ponowne sprawdzenie strony Konto -> Ogólne.

Harmonogram i historia

1. Otwórz Administracja -> Harmonogram, aby sprawdzić zadania automatyczne.
2. Otwórz Administracja -> Historia, aby sprawdzić historię schedulerów i działań KSeF.
3. Jeżeli widzisz błąd integracji, najpierw sprawdź konfigurację odpowiedniej sekcji, na przykład KSeF albo Pekao Connect.

Czego ta rola nie robi automatycznie

• Nie obejmuje domyślnie modułu Lista płac. To uprawnienie jest wydzielone.
• Nie zastępuje tokenów KSeF użytkowników bez świadomej decyzji organizacyjnej.
• Nie powinna nadawać pełnego dostępu osobom, które wykonują tylko część procesu.

Komunikaty, na które trzeba reagować

• Hasła nie są zgodne. - popraw hasło przy pierwszym uruchomieniu lub resecie.
• Hasło musi mieć co najmniej 8 znaków. - wpisz dłuższe hasło.
• Adres e-mail jest wymagany. - uzupełnij adres konta administratora.
• Błędy integracji KSeF, Pekao Connect lub harmonogramu traktuj jako sygnał do sprawdzenia konfiguracji i historii.

Codzienna checklista

• Sprawdź, czy kluczowe zadania harmonogramu działają zgodnie z planem.
• Przejrzyj historię błędów i komunikaty integracji.
• Kontroluj, czy użytkownicy mają tylko potrzebne role.
• Po zmianie ustawień wykonaj kontrolny test przepływu, którego dotyczy zmiana.