Podstawowa praca z fakturami i kontrahentami

Dla kogo jest ta instrukcja

Ta instrukcja jest dla osób, które mają podstawowy dostęp do aplikacji i pracują głównie z podglądem dokumentów oraz kontrahentów. W standardowej konfiguracji rola nazywa się User.

Jakie uprawnienia ma ta rola

• Przeglądanie faktur przychodzących - dostęp do listy Zakupowe -> Przychodzące.
• Przeglądanie wychodzących faktur sprzedażowych - dostęp do listy Sprzedaż -> Wychodzące.
• Przeglądanie kontrahentów - dostęp do Słowniki -> Kontrahenci.
• Podgląd statusu usług w aplikacji mobilnej - dostęp do informacji o stanie usług, jeżeli ekran jest widoczny dla konta.

Administrator może rozszerzyć lub ograniczyć ten zestaw. Ostateczny zakres sprawdzisz na stronie Konto -> Ogólne.

Pierwsze logowanie i bezpieczeństwo konta

1. Otwórz stronę Logowanie.
2. Wpisz Nazwa użytkownika i Hasło.
3. Kliknij Zaloguj.
4. Po zalogowaniu otwórz Konto i sprawdź sekcję Ogólne.
5. Jeżeli pracujesz z KSeF, przejdź do Token KSeF, wklej token i kliknij Zapisz token.

Hasło zmienisz w Konto -> Zmiana hasła. Wpisz Obecne hasło, Nowe hasło i Powtórz nowe hasło, a potem kliknij Zmień hasło.

Przeglądanie faktur przychodzących

1. W menu wybierz Zakupowe -> Przychodzące.
2. Użyj filtrów pod nagłówkami tabeli, na przykład Numer faktury, Numer KSeF, Wystawiona, Płatność, Sprzedawca albo Należność.
3. Kliknij nagłówek kolumny, aby posortować listę.
4. Kliknij wiersz faktury, aby rozwinąć szczegóły dokumentu.
5. Jeżeli przy wierszu widzisz menu z trzema kropkami, otwórz je i wybierz dostępną akcję, na przykład Drukuj albo Pobierz, jeżeli masz takie uprawnienie.

Przeglądanie faktur sprzedażowych wychodzących

1. W menu wybierz Sprzedaż -> Wychodzące.
2. Sprawdź status dokumentu i podstawowe dane nabywcy oraz kwot.
3. Użyj filtrów i sortowania, aby znaleźć dokument.
4. Otwórz szczegóły wiersza, jeżeli potrzebujesz sprawdzić pozycje lub komunikaty.

Przeglądanie kontrahentów

1. W menu wybierz Słowniki -> Kontrahenci.
2. Wyszukaj kontrahenta po nazwie, NIP albo innym widocznym polu.
3. Otwórz wiersz, aby sprawdzić dane używane w fakturach i płatnościach.

Sprawdzenie konta

1. W menu wybierz Konto.
2. W sekcji Ogólne sprawdź login, adres e-mail, status tokenu KSeF i aktywne role.
3. Jeżeli zmieniasz adres, przejdź do Zmiana adresu, wpisz Nowy adres e-mail i Powtórz nowy adres e-mail, a potem kliknij Zmień e-mail.

Czego ta rola nie może zrobić domyślnie

• Nie zarządza użytkownikami, rolami ani konfiguracją systemu.
• Nie zatwierdza płatności i nie wysyła przelewów do banku, o ile administrator nie dodał takich uprawnień.
• Nie tworzy ani nie edytuje faktur ręcznych, proform, pozycji katalogowych lub ustawień, jeżeli nie dostała dodatkowych uprawnień.
• Nie widzi modułu Kadry -> Lista płac, chyba że ma osobne uprawnienie płacowe.

Statusy i komunikaty

• Nieprawidłowa nazwa użytkownika lub hasło. - wpisz dane ponownie albo użyj linku Zapomniałeś hasła?.
• Zbyt wiele prób logowania. - odczekaj chwilę przed kolejną próbą.
• Token KSeF: Brak - konto nie ma zapisanego tokenu; wklej go w sekcji Token KSeF, jeżeli pobieranie KSeF jest częścią Twojej pracy.
• Brak dostępu albo brak zakładki w menu oznacza, że konto nie ma wymaganego uprawnienia.

Codzienna checklista

• Sprawdź, czy jesteś zalogowany na właściwe konto.
• Przejrzyj faktury przychodzące i wychodzące, które należą do Twojego zakresu pracy.
• Użyj filtrów, aby nie pracować na przypadkowym zakresie danych.
• Zgłoś administratorowi brakujące uprawnienia lub komunikaty blokujące pracę.