Sprzedaż

Wystawianie faktury

To nie jest zwykły formularz dodawania rekordu. Ekran wystawiania faktury sprzedażowej prowadzi operatora od danych nabywcy i pozycji dokumentu przez walidację, numerację, XML i decyzję, czy dokument ma trafić do KSeF, czy zostać przyjęty lokalnie.

Wychodzące Proformy

Formularz jako początek obiegu sprzedaży

Ekran Nowa faktura sprzedażowa jest miejscem, w którym dokument zaczyna życie w systemie. Operator może wejść do niego z listy faktur wychodzących, z proformy albo z zaakceptowanej faktury, kiedy potrzebna jest korekta. Formularz obsługuje więc trzy realne scenariusze pracy: wystawienie nowej faktury, przepisanie danych z proformy oraz korektę dokumentu już istniejącego.

W pierwszej zakładce operator uzupełnia numer, datę wystawienia, datę sprzedaży, termin płatności, walutę, metodę płatności i rachunek bankowy. Domyślnie system korzysta z profilu firmy oraz ustawionej liczby dni dla przelewu, ale pozwala kontrolować dokument zanim numer zostanie ostatecznie zarezerwowany.

Numer faktury jest tylko podpowiadany podczas pracy ze szkicem. Rezerwacja następuje dopiero przy akcji Zapisz i przygotuj do wysyłki. Dzięki temu operator może tworzyć szkice bez niepotrzebnego zużywania numeracji, a system nadal pilnuje unikalności numeru, kiedy dokument ma wejść do dalszego obiegu.

Co operator wykonuje na ekranie

Wybiera albo uzupełnia odbiorcę faktury. Jeśli kontrahent nie istnieje, formularz potrafi założyć go podczas zapisu.
Sprawdza dane nabywcy i płatnika, w tym przypadki z płatnikiem przypisanym do kontrahenta, jednostką samorządu, grupą VAT albo osobą fizyczną.
Dodaje pozycje faktury ręcznie lub wybiera je z katalogu pozycji sprzedażowych.
Uzupełnia ilość, cenę netto, jednostkę, stawkę VAT i kontroluje przeliczone netto, VAT, brutto oraz podsumowanie według stawek.
W zakładce adnotacji oznacza MPP, metodę kasową, samofakturowanie, odwrotne obciążenie i podstawę zwolnienia VAT, gdy pozycja ma stawkę zw.
Dodaje załączniki opisowe: metadane, akapity oraz tabele, które zostają zapisane razem z dokumentem.
Zapisuje szkic albo przygotowuje fakturę do wysyłki, co uruchamia generowanie i walidację XML.

Dlaczego to ma znaczenie

Faktura sprzedażowa jest dokumentem prawnym, więc formularz nie może być tylko zbiorem pól. W ExKSeF zapis przechodzi przez reguły domenowe: wymaganą nazwę pozycji, dodatnią ilość i cenę, poprawną stawkę VAT, wymagany termin dla przelewu oraz zakaz terminu wcześniejszego niż bieżąca data. Dla pozycji zwolnionych z VAT system wymaga podstawy zwolnienia, bo bez niej XML nie powinien iść dalej.

Po udanym przygotowaniu system generuje XML, waliduje go i dopiero wtedy faktura trafia do statusu gotowego do wysyłki. Jeżeli nabywcą jest osoba fizyczna, dokument może zostać przyjęty bez wysyłki do KSeF, co jest osobnym wariantem obiegu obsłużonym w formularzu.

Obieg od formularza do przyjęcia dokumentu

%%{init: {"themeVariables": {"fontSize": "12px"}}}%%
flowchart TD
  A[Nowa faktura] --> B[Dane dokumentu i odbiorcy]
  B --> C[Pozycje i podsumowanie VAT]
  C --> D{Zapis}
  D -->|Szkic| E[Dokument roboczy]
  D -->|Przygotuj do wysyłki| F[Rezerwacja numeru]
  F --> G[Generowanie XML]
  G --> H{Walidacja}
  H -->|Błędy| I[Poprawa formularza]
  I --> C
  H -->|Poprawny XML| J{Typ nabywcy}
  J -->|Osoba fizyczna| K[Przyjęta bez KSeF]
  J -->|Podmiot KSeF| L[Gotowa do wysyłki]
  L --> M[Wysyłka do KSeF]
  M --> N[Wysłana albo przyjęta]

Korekty, proformy i bezpieczeństwo edycji

Faktura z proformy

Jeżeli faktura powstaje z proformy, formularz przenosi odbiorcę, pozycje, datę sprzedaży, termin płatności, walutę, metodę płatności, rachunek bankowy oraz oznaczenia takie jak MPP, odwrotne obciążenie i podstawa zwolnienia VAT. Operator nie przepisuje danych ręcznie, tylko kontroluje dokument przed nadaniem numeru i wysyłką.

Faktura korygująca

Tryb korekty pokazuje fakturę korygowaną, numer KSeF, datę dokumentu źródłowego, przyczynę korekty i typ korekty. Pozycje są prowadzone w parach Przed i Po, dzięki czemu system zapisuje tylko realne zmiany. Usunięcie pozycji w korekcie nie kasuje bezmyślnie historii, tylko zeruje stan po korekcie dla właściwej pary.

Dla korekty obowiązują dodatkowe zabezpieczenia. Trzeba podać przyczynę korekty, nie można przygotować dokumentu bez żadnej zmiany, a zmiana NIP nabywcy jest blokowana w obsługiwanym wariancie. Jeśli korekta nie powoduje należności do zapłaty, pola płatności są automatycznie wyłączane.

Edycja po wysyłce

Dokument wysłany do KSeF albo przyjęty jest dostępny tylko do podglądu. Formularz pozwala wtedy zobaczyć status, numer KSeF, referencję faktury, referencję sesji i podgląd XML/PDF, ale dalsza zmiana odbywa się już przez wystawienie korekty. To ograniczenie chroni spójność dokumentów, które opuściły etap roboczy.

Decyzje techniczne widoczne w pracy operatora

Ten ekran dobrze pokazuje podejście aplikacji do obszarów, w których UI, domena i integracje muszą działać razem. Formularz korzysta z aktualnego profilu firmy, listy kontrahentów, ustawień numeracji, słownika zwolnień VAT, katalogu pozycji sprzedażowych i tokenu KSeF zalogowanego użytkownika.

Numeracja jest rozdzielona na podgląd numeru i rezerwację numeru, co zmniejsza ryzyko dziur w numeracji przy porzuconych szkicach.
Katalog pozycji przyspiesza wystawianie faktur i po zapisie synchronizuje realnie użyte pozycje, bez wymuszania osobnego utrzymania słownika.
Walidacja XML jest częścią przygotowania do wysyłki, więc błędy są widoczne przed próbą komunikacji z KSeF.
Obsługa korekt przechowuje stan przed i po zmianie, a nie tylko gotową wartość końcową.
Uprawnienia ograniczają dostęp do formularza i dalszych akcji, a przyciski zależą od statusu dokumentu i zapisanych zmian.
KSeF jest oddzielnym etapem: system może zapisać szkic, przygotować XML, wysłać dokument i później sprawdzić status przetwarzania.

Dla potencjalnego odbiorcy projektu najważniejsze jest to, że ekran nie ukrywa złożoności pod jednym przyciskiem. Dzieli proces na czytelne kroki i pilnuje miejsc, w których błąd użytkownika mógłby przejść do dokumentu księgowego albo do integracji państwowej.

Najważniejsze zachowania

Czy zapis szkicu wysyła fakturę do KSeF?

Nie. Szkic zapisuje dokument roboczy i pozwala wrócić do edycji. Wysyłka do KSeF jest osobną akcją dostępną dopiero po przygotowaniu i walidacji XML.

Kiedy numer faktury jest rezerwowany?

Numer jest podpowiadany podczas tworzenia dokumentu, ale rezerwacja następuje przy przygotowaniu do wysyłki. Przy ręcznej numeracji system nadal sprawdza unikalność numeru.

Co się dzieje, gdy walidacja XML się nie powiedzie?

Faktura zostaje zapisana, ale system pokazuje listę błędów i nie przepuszcza jej do wysyłki. Operator poprawia dane w formularzu i ponawia przygotowanie.

Czy faktura dla osoby fizycznej trafia do KSeF?

Nie w tym wariancie obiegu. Po poprawnym przygotowaniu taka faktura jest przyjmowana lokalnie bez wysyłki do KSeF.