Listy płac, pracownicy i przelewy

Dla kogo jest ta instrukcja

Ta instrukcja jest dla osób przygotowujących listy płac i dyspozycje przelewów wynagrodzeń. W standardowej konfiguracji rola nazywa się Lista płac.

Jakie uprawnienia ma ta rola

Rola daje dostęp do modułu Kadry -> Lista płac oraz do operacji zapisanych pod uprawnieniem Wystawianie listy płac. To uprawnienie nie jest automatycznie zawarte w roli Administration.

Główne elementy ekranu

• Przycisk Widok ustawia zakres ładowanej historii list płac.
• Przycisk Nowa lista płac otwiera edytor listy.
• Tabela pokazuje kolumny Nazwa listy, Pracownik, Data przelewów, Kwota i Status bankowy.
• Historia jest grupowana według roku i miesiąca.
• Menu z trzema kropkami przy miesiącu pozwala użyć akcji Wyślij do księgowości.

Utworzenie nowej listy płac

1. W menu wybierz Kadry -> Lista płac.
2. Kliknij Nowa lista płac.
3. W polu Nazwa listy wpisz nazwę, która pozwoli rozpoznać listę w historii.
4. Wybierz Data przelewów. Data nie może być wcześniejsza niż bieżący dzień.
5. Kliknij Dodaj pracownika.

Dodanie pracownika do listy

1. W oknie Dodaj pracownika uzupełnij Imię i Nazwisko.
2. Wpisz Adres.
3. Wpisz Rachunek bankowy.
4. Wpisz Kwota.
5. Kliknij Zapisz.

Edycja albo usunięcie pracownika

1. W tabeli pracowników użyj akcji przy właściwym wierszu.
2. Przy edycji popraw dane i kliknij Zapisz.
3. Przy usunięciu system pokaże okno Usuń pracownika.
4. Przeczytaj komunikat. Usunięcie pracownika usuwa także historię jego operacji bankowych listy płac.
5. Kliknij Usuń tylko wtedy, gdy decyzja jest poprawna.

Utworzenie pliku przelewów

1. Zaznacz pracowników, których przelewy mają wejść do pliku.
2. Kliknij Utwórz plik przelewów.
3. Gdy przycisk pokazuje Generowanie..., poczekaj na zakończenie operacji.
4. Pobierz wygenerowany plik i przekaż go zgodnie z procedurą organizacji.

Wysyłka przez Pekao Connect

1. Sprawdź, czy przycisk Wyślij przez PekaoConnect jest widoczny. Pojawia się tylko przy włączonej integracji.
2. Zaznacz pracowników do wysyłki.
3. Kliknij Wyślij przez PekaoConnect.
4. Gdy przycisk pokazuje Wysyłanie..., nie zamykaj okna do czasu zakończenia operacji.
5. Po wysyłce sprawdź Status bankowy w historii listy.

Wysłanie listy do księgowości

1. Na głównej liście znajdź właściwy rok i miesiąc.
2. Otwórz menu z trzema kropkami przy miesiącu.
3. Kliknij Wyślij do księgowości.
4. System wyśle listę płac za dany miesiąc mailem jako CSV w ZIP-ie z hasłem.

Czego ta rola nie może zrobić

• Nie zarządza rolami i użytkownikami, chyba że ma dodatkowe uprawnienia administracyjne.
• Nie konfiguruje Pekao Connect, jeżeli nie ma dostępu do administracji bankowej.
• Nie powinna usuwać pracowników bez potwierdzenia, ponieważ usuwa to także historię operacji bankowych danego pracownika.

Statusy i komunikaty

• Ładowanie... - system pobiera historię list płac.
• Brak historii list płac. - w wybranym zakresie nie ma zapisanych list.
• Generowanie... - trwa przygotowanie pliku przelewów.
• Wysyłanie... - trwa wysyłka przez Pekao Connect.
• Status bankowy pokazuje etap obsługi przelewu; odrzucenie może mieć dodatkowy opis w czerwonym tekście.

Codzienna checklista

• Ustaw właściwy zakres w przycisku Widok.
• Sprawdź nazwę listy i datę przelewów przed wysyłką.
• Zweryfikuj rachunki bankowe i kwoty wszystkich pracowników.
• Po eksporcie lub wysyłce sprawdź statusy bankowe.
• Przy odrzuceniu przelewu zachowaj komunikat z kolumny Status bankowy do wyjaśnienia.