Pokaż spis treści

Płatności

Dodawanie płatności

Ręczna płatność jest świadomym wyjątkiem w systemie automatyzującym faktury. Użytkownik może dodać zobowiązanie bez faktury z KSeF, ale aplikacja nadal wymusza kontrolę odbiorcy, rachunku, kwoty i statusu przed dopuszczeniem pieniędzy do banku.

NadchodzącePekao Connect

Ręczna płatność nie omija bezpieczeństwa

Dialog dodawania płatności służy do zobowiązań, które nie powstały automatycznie z faktury albo wymagają świadomej korekty przed zapłatą. Operator wybiera typ płatności z definicji administracyjnych, wskazuje odbiorcę, rachunek bankowy, dokument, termin i kwotę. Formularz zachowuje się inaczej dla płatności fakturowej i dla pozostałych typów, dzięki czemu nie trzeba utrzymywać osobnych ekranów dla każdego wyjątku.

Najważniejsza zasada jest prosta: nowa płatność ręczna zaczyna jako robocza. Nie jest od razu wysyłana do Pekao Connect ani do pliku przelewów. Dopiero osobna akcja zatwierdzenia przenosi ją do dalszego obiegu. Ten podział jest ważny, bo pozwala jednej osobie wprowadzać dane, a drugiej kontrolować moment, w którym zobowiązanie może opuścić aplikację.

Co operator widzi w dialogu

Typ płatności steruje układem pól. Dla faktury formularz pokazuje sprzedawcę, kwoty netto, VAT i brutto, walutę oraz przełącznik MPP. Dla płatności innej niż faktura formularz skupia się na kwocie do zapłaty i wymaga jej ponownego wpisania. Kolor pola kwoty od razu pokazuje, czy oba wpisy są zgodne.

Odbiorca jest wybierany z kartoteki kontrahentów, ale dialog pozwala też dodać lub poprawić kontrahenta w trakcie pracy. Rachunek przechodzi walidację NRB, a przy MPP system wymaga NIP-u i kwoty VAT. Jeżeli płatność dotyczy faktury, brak pełnego adresu sprzedawcy jest sygnalizowany zanim operator zapisze dokument.

Korekty i kwota do zapłaty

Po wyborze odbiorcy aplikacja sprawdza nierozliczone korekty tego samego dostawcy. Operator może odliczyć korektę w tym samym dialogu, a formularz pokazuje kwotę po odliczeniu. System pilnuje, żeby suma odliczeń nie przekroczyła bazowej płatności, a opis płatności dostaje blok z informacją o rozliczonych korektach. To zabezpiecza przed sytuacją, w której firma zapłaci pełną kwotę mimo istniejącej korekty.

Przebieg pracy

  1. Operator uruchamia akcję dodania płatności z listy nadchodzących.

  2. Wybiera typ płatności, a formularz przełącza się na odpowiedni tryb danych.

  3. Wyszukuje odbiorcę, uzupełnia rachunek i w razie potrzeby poprawia kartotekę kontrahenta.

  4. Uzupełnia numer dokumentu, datę, termin, kwoty, walutę, MPP i notatkę wewnętrzną.

  5. Jeżeli istnieją korekty dostawcy, wybiera te, które mają pomniejszyć przelew.

  6. System waliduje kompletność, numer rachunku, zgodność kwot i reguły MPP.

  7. Płatność zostaje zapisana jako robocza wraz z XML-em podglądu i czeka na zatwierdzenie.

Decyzje projektowe

Ten ekran pokazuje praktyczną granicę między wygodą a bezpieczeństwem. Aplikacja pozwala szybko dodać płatność ręczną, ale nie skraca procesu finansowego. Zapis buduje pełny rekord płatności i strukturalny XML, natomiast status Robocza blokuje przypadkową wysyłkę. W kolejnym kroku uprawnienie do zatwierdzania decyduje, czy płatność przejdzie do eksportu pliku, kolejki Pekao Connect albo zostanie wstrzymana przez nierozliczone korekty.

Dialog ma też drobne decyzje ergonomiczne widoczne w codziennej pracy: walidacja pokazuje linki do błędnych pól, zapis może zamknąć okno albo zostawić je otwarte do seryjnego wprowadzania kolejnych płatności, a edycja istniejącej płatności używa tego samego formularza. Dzięki temu wyjątki finansowe nie są osobnym, niekontrolowanym procesem poza główną listą płatności.

Przepływ ręcznej płatności do rozliczenia bankowego

%%{init: {"themeVariables": {"fontSize": "12px"}}}%%
flowchart TD
  A[Dodaj płatność] --> B[Typ płatności i dane odbiorcy]
  B --> C[Dokument, termin, rachunek i kwoty]
  C --> D{Walidacja}
  D -- błędy --> E[Komunikaty przy polach]
  E --> B
  D -- poprawne --> F[Zapis szkicu XML]
  F --> G[Status Robocza]
  G --> H{Zatwierdzenie}
  H --> I{Pekao Connect aktywny?}
  I -- nie --> J[Gotowa do eksportu]
  J --> K[Plik przelewów]
  K --> L[Historia bankowa]
  I -- tak --> M{Korekty dostawcy?}
  M -- tak --> N[Wstrzymana do decyzji]
  N --> H
  M -- nie --> O[W kolejce do banku]
  O --> P[Job wysyłki do banku]
  P --> Q[Status banku]
  Q --> R[Sync transakcji camt.052]
  L --> R
  R --> S[Dopasowanie debetu]
  S --> T[Opłacona]

Kontrola płatności

Czy nowa płatność ręczna od razu idzie do banku?

Nie. Jest zapisywana jako robocza. Do banku może trafić dopiero po zatwierdzeniu i zgodnie z konfiguracją procesu płatności.

Dlaczego formularz wymaga powtórzenia kwoty?

To zabezpieczenie przed przypadkowym błędem operatora przy ręcznym wprowadzaniu zobowiązania.