Sprzedaż

Faktury przyjęte

Faktura przyjęta przez KSeF nie znika z procesu. Trafia do widoku, w którym operator obsługuje UPO, finalny XML, korekty, wpływy od odbiorców, import historii bankowej i informacje o zaległych płatnościach.

Wychodzące Pekao Connect

Dokument po przyjęciu przez KSeF

Strona Faktury sprzedażowe przyjęte pokazuje dokumenty ze statusem przyjętym. To jest świadomie oddzielony etap od listy roboczej sprzedaży: dokument został wysłany, uzyskał numer KSeF i może być rozliczany, korygowany, drukowany albo eksportowany.

Operator pracuje na liście, która łączy dane dokumentu, stan rozliczenia i artefakty z KSeF. W jednym miejscu widzi numer faktury, numer KSeF, typ dokumentu, nabywcę, datę wystawienia, termin płatności, kwoty netto, VAT i brutto, markery informacyjne oraz akcję UPO. Dzięki temu widok jest praktycznym centrum obsługi sprzedaży po wystawieniu, a nie tylko archiwum wysłanych dokumentów.

Co można zrobić z przyjętą fakturą

pobrać zapisany XML albo wygenerować PDF na podstawie XML, pojedynczo lub zbiorczo,
wydrukować zaznaczone faktury w jednym pakiecie PDF,
podejrzeć dokument i jego XML bez opuszczania listy,
otworzyć zapisane UPO albo pobrać brakujące UPO z KSeF, jeżeli faktura ma dane sesji,
wystawić korektę do jednej przyjętej faktury posiadającej numer KSeF,
zarejestrować ręczną wpłatę od odbiorcy dla dokumentu nieopłaconego w całości,
wczytać historię bankową i pozwolić systemowi rozpoznać wpływy do faktur sprzedażowych.

Uprawnienia są rozdzielone na widok, eksport, pobieranie UPO, korekty, import historii bankowej i rejestrację wpłat. To pozwala udostępnić użytkownikowi samo przeglądanie sprzedaży, bez dawania mu prawa do rozliczeń lub operacji technicznych.

Obieg przyjętej faktury

%%{init: {"themeVariables": {"fontSize": "12px"}}}%%
flowchart TD
  A[Faktura przyjęta przez KSeF] --> B[Finalny XML i numer KSeF]
  B --> C{Czy UPO jest zapisane?}
  C -- tak --> D[Podgląd UPO]
  C -- nie --> E[Pobranie UPO z KSeF]
  B --> F{Czy faktura wymaga korekty?}
  F -- tak --> G[Formularz korekty z dokumentu bazowego]
  F -- nie --> H[Obsługa rozliczenia]
  H --> I[Ręczna wpłata]
  H --> J[Import historii bankowej]
  J --> K[Dopasowanie wpływu]
  K --> L[Pełna albo częściowa zapłata]
  L --> M[Markery na liście i sumy po filtrach]

Rozliczenia, bank i idempotencja

Najważniejsza część tej strony zaczyna się po wysłaniu dokumentu do klienta. System liczy kwotę rozliczoną z zapisanych rozliczeń faktury i porównuje ją z kwotą do zapłaty. Jeżeli nie ma wpłat, faktura jest oczekująca. Jeżeli wpłaty pokrywają tylko część należności, pojawia się stan częściowo opłacony. Gdy rozliczenia pokryją całość albo dokument nie wymaga zapłaty, faktura jest traktowana jako opłacona.

Import historii bankowej obsługuje dodatnie transakcje jako potencjalne wpływy do faktur sprzedażowych. Dopasowanie korzysta z kandydatów z widoku przyjętych faktur, ograniczonych do dokumentów nieopłaconych. Ważnym zabezpieczeniem jest pomijanie operacji bankowej, która została już zapisana jako rozliczenie po referencji bankowej. Dzięki temu ponowny import tego samego wyciągu nie powinien podwoić zapłaty.

Dialog importu pokazuje dopasowania przed zapisem i pozwala operatorowi odznaczyć pozycje, które nie powinny zostać przyjęte. Dodatnie transakcje bez pewnego dopasowania nie są mieszane z płatnościami wychodzącymi, tylko trafiają do części przeznaczonej dla pozycji z wyciągu bez dopasowania.

Stany widoczne w filtrach i markerach

opłacone - rozliczenia pokrywają kwotę do zapłaty albo faktura nie ma należności,
częściowo opłacone - zapisano wpłatę, ale pozostała jeszcze kwota do zapłaty,
przeterminowane - termin płatności minął, a faktura nie została rozliczona w całości,
oczekujące na płatność - dokument nie ma wystarczających rozliczeń i nadal czeka na wpływ.

Filtrowanie, grupowanie i markery

Widok ma własne filtry dla sprzedaży przyjętej. Operator może zawęzić listę zakresem widoku, datą wystawienia, terminem płatności, numerem faktury, numerem KSeF, typem dokumentu, nabywcą, kwotami oraz stanem płatności. Filtry kwot wspierają wartości dokładne i operatory porównania, więc lista nadaje się zarówno do codziennej pracy, jak i do szybkiego wyjaśniania różnic z księgowością.

Grupowanie pozwala oglądać dane według dnia, miesiąca, nabywcy, typu faktury, statusu dokumentu lub stanu płatności. Sumy grup i suma całej listy liczone są dla aktywnych filtrów, a nie tylko dla aktualnej strony tabeli. To jest istotne przy sprawdzaniu należności, bo operator widzi pełną wartość wybranego zestawu dokumentów.

Markery na liście

X oznacza, że zapisany XML pochodzi z KSeF,
K pokazuje, że do faktury wystawiono korektę; kliknięcie rozwija listę powiązanych korekt,
znacznik opłacenia pokazuje pełne rozliczenie dokumentu,
znacznik częściowej zapłaty pokazuje fakturę z rozliczeniem niepokrywającym całej kwoty,
znacznik przeterminowania pokazuje termin i liczbę dni opóźnienia.

Po rozwinięciu faktury użytkownik widzi podgląd dokumentu, XML, historię powiadomień o zaległości oraz korekty powiązane z dokumentem bazowym. To skraca pracę operatora, bo nie trzeba przechodzić między kilkoma ekranami, aby odtworzyć historię faktury.

Korekty i UPO jako kontrolowany proces

Korekta nie jest zwykłą edycją przyjętej faktury. System pozwala ją wystawić tylko dla jednej zaznaczonej faktury, która ma status przyjęty i numer KSeF. Formularz korekty startuje z dokumentu bazowego, dzięki czemu operator pracuje na rzeczywistym kontekście sprzedaży, a nie przepisuje danych ręcznie.

Obsługa UPO także ma osobne reguły. Jeżeli UPO jest zapisane, użytkownik może je podejrzeć. Jeżeli go brakuje, system próbuje pobrać potwierdzenie z KSeF tylko wtedy, gdy dokument ma komplet danych sesji i referencji. Taki podział chroni przed pustymi próbami pobrania i pokazuje operatorowi, czy problem dotyczy braku danych, czy oczekiwania na synchronizację.

Dlaczego to dobrze pokazuje projekt

Ta strona łączy kilka warstw systemu: autoryzację, listę z filtrami i sumami, dane KSeF, XML/PDF, UPO, korekty, import bankowy, rozliczenia i historię komunikacji z odbiorcą. W portfolio to dobry przykład modułu, w którym interfejs nie jest oddzielony od logiki biznesowej, tylko prowadzi użytkownika przez realny cykl życia dokumentu.

Najważniejsze pytania

Czy ta lista pokazuje dokumenty robocze?

Nie. Widok przyjętych faktur sprzedażowych pokazuje dokumenty po akceptacji KSeF. Dokumenty robocze, wysłane, gotowe do wysyłki i odrzucone są obsługiwane na liście wychodzących.

Kiedy można wystawić korektę?

Korektę można rozpocząć po zaznaczeniu dokładnie jednej faktury przyjętej, która ma numer KSeF. System nie traktuje korekty jako edycji dokumentu bazowego.

Jak system chroni przed podwójnym rozliczeniem wpływu z banku?

Import historii bankowej pomija transakcje, które mają referencję bankową zapisaną już przy rozliczeniu faktury. Dzięki temu ponowny import tego samego wyciągu nie powinien dopisać tej samej wpłaty drugi raz.

Co oznaczają sumy na dole listy?

Sumy netto, VAT i brutto odnoszą się do pełnego zestawu faktur spełniających aktywne filtry. Nie są ograniczone tylko do rekordów widocznych na bieżącej stronie.