Faktury przychodzące

To nie jest zwykła tabela dokumentów. Widok przychodzących jest skrzynką pracy, w której faktura z KSeF albo dokument dodany ręcznie zostaje sprawdzony, powiązany z kontrahentem, oceniony pod kątem zaufania, rozliczony z ewentualnymi korektami tego samego sprzedawcy i dopiero wtedy przekazany do dalszego obiegu płatności.

Skrzynka decyzji, nie archiwum dokumentów

Faktury przychodzące są pierwszym miejscem, w którym dokument zakupowy zaczyna żyć w systemie. Operator może pobrać faktury z KSeF dla wybranego zakresu dat, dodać dokument ręcznie, sprawdzić dane sprzedawcy, uzupełnić sposób płatności i zdecydować, czy faktura powinna trafić do płatności.

System traktuje zaufanie kontrahenta jako bramkę bezpieczeństwa, a nie tylko informację w słowniku. Faktury od niezaufanego sprzedawcy mogą być widoczne do weryfikacji, ale nie mogą zostać przeniesione do płatności. Chroni to przed przypadkowym przelewem do firmy, która omyłkowo wystawiła fakturę albo została dopiero pierwszy raz zauważona w KSeF.

Nowi sprzedawcy nie znikają w tle synchronizacji. Trafiają do kolejki kontrahentów, gdzie operator może potwierdzić dane, skorzystać z adresu z Białej listy VAT, nadać albo odmówić zaufania i dopiero wtedy zamknąć temat. Ta sama idea działa przy pobieraniu ręcznym, automatycznym schedulerze i w aplikacji mobilnej.

Ważnym elementem tego ekranu jest obsługa korekt. Jeżeli dostawca ma nierozliczoną fakturę korygującą, system nie traktuje nowej faktury jak zwykłego przelewu. Pokazuje ją w sekcji możliwości rozliczenia korekty i wymaga decyzji: pomniejszyć przelew o wskazane korekty albo świadomie zapłacić pełną kwotę bez rozliczania.

W tym module ważne było rozdzielenie dwóch pojęć: pełnego rejestru faktur zakupowych i skrzynki dokumentów wymagających obsługi. Dzięki temu można nadać użytkownikowi dostęp tylko do bieżącej pracy, bez pokazywania całej historii zakupów.

Przebieg pracy operatora

Operator pobiera faktury z KSeF albo dodaje dokument ręczny.
System dopisuje nowych sprzedawców do kolejki kontrahentów i blokuje przeniesienie faktur do płatności, dopóki kontrahent nie jest zaufany.
System pokazuje dokumenty wymagające decyzji: brak metody płatności, nadpłata, korekta, dokument ręczny, dostawca poza Białą listą VAT albo faktura gotowa do przekazania.
Jeżeli dla tego samego sprzedawcy istnieją nierozliczone korekty, operator wybiera, czy rozliczyć je z fakturą i pomniejszyć przelew, czy puścić płatność na pełną kwotę.
Operator uzupełnia dane płatności i wybiera, które dokumenty mają zostać przeniesione do zobowiązań.
Po przekazaniu do płatności faktura opuszcza skrzynkę pracy, ale nadal pozostaje dostępna w pełnym rejestrze zakupowym.

Automatyczne rozliczenia bez niepotrzebnego przelewu

Nie każda faktura zakupowa powinna tworzyć zobowiązanie bankowe. Klasyfikator rozliczenia odczytuje z XML formę płatności i stan rozliczenia. Faktura opłacona gotówką albo kartą jest oznaczana jako rozliczona automatycznie, bez tworzenia przelewu. Jeżeli wystawca oznaczył dokument jako zapłacony, system zapisuje stan rozliczenia po stronie sprzedawcy. Osobno obsługiwany jest przypadek nadpłaty widocznej w XML, gdzie operator musi zdecydować, czy faktura ma zostać opłacona, czy rozliczona nadpłatą.

Te stany są widoczne na listach jako markery informacyjne, a nie jako ukryte statusy w bazie.

G oznacza fakturę opłaconą gotówką lub kartą,
O fakturę oznaczoną przez wystawcę jako opłaconą,
W rozliczenie nadpłatą u kontrahenta,
K dostępną korektę do rozliczenia, a
R płatność, w której korekta została już rozliczona.

Dzięki temu operator od razu widzi, dlaczego dokument nie zachowuje się jak zwykła faktura do przelewu.

Rozliczenie korekty przed przelewem

Mechanizm jest celowo umieszczony przed wysyłką pieniędzy. Lista wykrywa faktury oczekujące na płatność, dla których sprzedawca ma nierozliczone korekty, oraz płatności już wstrzymane statusem oczekiwania na korektę. Dialog rozliczenia pozwala wskazać konkretne korekty, pomniejsza kwotę przelewu, zapisuje powiązanie korekta-płatność i dopiero wtedy zwalnia płatność do dalszej ścieżki: eksportu pliku albo kolejki Pekao Connect. Gdy korekty pokrywają całość zobowiązania, system nie tworzy zerowego przelewu, tylko domyka płatność jako opłaconą.

Dzięki temu operator nie musi pamiętać, że u dostawcy istnieje nadchodzące odliczenie. System sam podnosi temat w momencie, w którym decyzja ma znaczenie księgowe i bankowe.

Co jest tu istotne technicznie

Moduł pokazuje kilka decyzji projektowych: idempotentne pobieranie z KSeF, oddzielne uprawnienia dla skrzynki i pełnego rejestru, kolejkę nowych kontrahentów, serwerową bramkę zaufania, sekcje decyzyjne budowane z use case'ów, statusy danych zależne od dokumentu oraz bezpieczne tworzenie płatności dopiero po decyzji operatora. Szczególnie ważna jest spójność rozliczeń korekt: źródłem prawdy jest powiązanie korekta-płatność, a nie przypadkowa adnotacja w tabeli. To jest przykład ekranu, w którym logika biznesowa jest ważniejsza niż samo wyświetlenie listy.

%%{init: {"themeVariables": {"fontSize": "12px"}}}%% flowchart TD A[Faktura przychodząca] --> B{Czy sprzedawca ma nierozliczone korekty?} A --> T{Czy kontrahent jest zaufany?} T -- Nie --> U[Kolejka kontrahentów i blokada płatności] T -- Tak --> B B -- Nie --> C[Przekazanie faktury do płatności] B -- Tak --> D[Sekcja: Możliwość rozliczenia korekty] D --> E{Decyzja operatora} E -- Rozlicz korektę --> F[Pomniejszenie przelewu i zapis powiązania] E -- Zapłać bez rozliczania --> G[Płatność na pełną kwotę] F --> H[Zwolnienie do eksportu lub Pekao Connect] G --> H F --> I{Korekta pokrywa całość?} I -- Tak --> J[Zamknięcie jako opłacone bez przelewu] I -- Nie --> H

Najważniejsze decyzje

Czy faktura z KSeF automatycznie tworzy przelew?

Nie. Najpierw trafia do skrzynki przychodzących, gdzie operator sprawdza dokument i dopiero potem przekazuje go do płatności.

Co dzieje się, gdy dla tego samego sprzedawcy są nierozliczone korekty?

Faktura trafia do sekcji rozliczenia korekty. Operator może odliczyć wybrane korekty od przelewu albo świadomie zapłacić pełną kwotę bez rozliczania.

Po co w systemie jest zaufanie kontrahenta?

Zaufanie blokuje przypadkowe przeniesienie faktury do płatności. Nowy albo niepotwierdzony sprzedawca może być widoczny na liście, ale dopóki operator nie nada mu zaufania, system nie pozwala utworzyć przelewu.

Jak system pokazuje faktury, które nie wymagają przelewu?

Faktury opłacone gotówką lub kartą dostają marker G, faktury oznaczone przez wystawcę jako opłacone marker O, a rozliczone nadpłatą marker W. To od razu tłumaczy operatorowi, dlaczego dokument nie trafił do zwykłej kolejki płatności.

Dlaczego pełna lista faktur zakupowych jest osobno?

Bo inny jest cel pracy. Skrzynka służy do obsługi bieżących decyzji, a pełny rejestr do przeglądania i raportowania dokumentów.