Faktury cykliczne

Faktura cykliczna jest wzorcem sprzedaży, a nie fakturą wysłaną do KSeF. Operator opisuje regułę: nabywcę, formę płatności, termin płatności, walutę, datę pierwszego wykonania, interwał, warunek zakończenia oraz pozycje dokumentu. Dopiero scheduler tworzy z tej reguły normalną fakturę sprzedażową.

To rozwiązuje typowy problem stałych usług. Nie trzeba co miesiąc kopiować dokumentu, pilnować dat i przepisywać tych samych pozycji. Jednocześnie system nie omija kontroli sprzedaży: wygenerowany dokument trafia do obszaru faktur wychodzących, gdzie podlega temu samemu procesowi walidacji, wysyłki do KSeF, odświeżania statusu i rozliczania płatności.

Co widzi operator

• Tabela pokazuje nabywcę, NIP, następną datę wykonania, interwał, warunek zakończenia, liczbę wykonań i aktywność definicji.

• Aktywne definicje z terminem przypadającym dzisiaj lub wcześniej są wyróżnione datą na czerwono.

• Nieaktywne definicje są wyszarzone, więc od razu widać, które cykle już nie będą wykonywane.

• Kliknięcie wiersza rozwija historię wygenerowanych faktur z numerem wykonania, datą, kwotą, numerem dokumentu, referencją i następnym terminem.

Dodawanie faktury cyklicznej jest zrobione pod realną pracę biura. Jeżeli ten sam abonament lub pakiet usług ma trafić do kilku kontrahentów, operator wybiera wielu nabywców w jednym formularzu. Zapis tworzy osobną definicję dla każdego z nich, dzięki czemu późniejsza historia i harmonogram są prowadzone niezależnie.

Formularz korzysta ze słownika kontrahentów i słownika pozycji. Po stronie nabywcy wybierane są istniejące dane kontrahenta. Po stronie pozycji faktury operator wskazuje towary lub usługi z katalogu, ustawia ilość i cenę netto, a system pilnuje stawek VAT oraz podsumowań netto, VAT i brutto.

Najważniejsze pola formularza

• Forma płatności obejmuje między innymi gotówkę, kartę, bon, czek, kredyt, przelew i płatność mobilną.

• Termin płatności jest liczbą dni dodawaną do daty wystawienia wygenerowanej faktury.

• Waluta może być wybrana z dostępnych kodów, między innymi PLN, EUR, USD, GBP i CHF.

• Harmonogram określa datę pierwszej faktury, interwał w minutach testowych, dniach, tygodniach lub miesiącach oraz warunek zakończenia.

• Pozycje faktury są zapisywane z ilością, ceną netto i powiązaniem z pozycją katalogową.

Za automatyczne wykonanie odpowiada zadanie RecurringOutgoingInvoiceExecution. Scheduler wybiera aktywne definicje, których data wykonania już nadeszła, a następnie dla każdej tworzy fakturę VAT z datą wystawienia i sprzedaży równą dniu wykonania. Termin płatności jest obliczany na podstawie liczby dni zapisanej w definicji.

Wykonanie nie kończy się na prostym wstawieniu rekordu. System pobiera aktualnego kontrahenta, sprawdza pozycje katalogowe, normalizuje stawki VAT, liczy netto, VAT i brutto, tworzy draft, generuje XML i waliduje dokument. Dopiero poprawna faktura przechodzi do statusu gotowego do wysyłki, a sama wysyłka do KSeF pozostaje osobnym zadaniem.

To jest ważna granica odpowiedzialności. Automatyzacja przygotowuje dokument, ale nie miesza generowania faktury z komunikacją KSeF. Dzięki temu błąd w jednym cyklu nie oznacza niekontrolowanej wysyłki, a operator nadal widzi dokument w standardowej kolejce sprzedaży.

Definicję można edytować tylko przed pierwszym wykonaniem. Po wygenerowaniu pierwszej faktury aplikacja blokuje zwykłą edycję i proponuje akcję Na podstawie. To świadome zabezpieczenie: historia wykonanych dokumentów pozostaje spójna, a zmiana warunków rozliczenia tworzy nową regułę zamiast przepisywać przeszłość.

Przy otwarciu definicji do edycji system porównuje zapisane ceny netto z aktualnymi cenami pozycji katalogowych. Jeżeli ceny się różnią, pokazuje dialog różnic. Operator może zachować dotychczasowe ceny zapisane w definicji albo zaktualizować je do aktualnego katalogu.

Historia wykonań jest dostępna bez przechodzenia do osobnego raportu. Rozwinięcie wiersza pokazuje numer wykonania, datę, kwotę brutto, walutę, numer wygenerowanej faktury, referencję dokumentu i następną zaplanowaną datę. To pozwala szybko odpowiedzieć na pytanie, co cykl już wystawił i kiedy wystawi kolejną fakturę.

Dostęp do strony jest rozdzielony na przeglądanie i zarządzanie. Rola z prawem podglądu może wejść na listę i analizować definicje, ale przycisk dodawania oraz akcje edycji i usuwania zależą od uprawnienia zarządzania cyklicznymi fakturami sprzedażowymi.

Po stronie wykonania błędy nie giną w tle. Use case zbiera błędy per definicja, zapisuje je do logu aplikacyjnego, a job schedulera zwraca podsumowanie: ile faktur wystawiono, ile definicji dezaktywowano i ile błędów wystąpiło. Konfiguracja zadania pozwala wysłać raport e-mail lub SMS tylko wtedy, gdy faktycznie coś się wydarzyło albo wystąpił błąd.

Takie podejście pokazuje różnicę między prostą automatyzacją formularza a procesem nadającym się do utrzymania. Jest harmonogram, walidacja domenowa, historia, raport błędów, rozdzielenie od wysyłki do KSeF i uprawnienia w UI.